档案管理的难题
企业发展了，档案越来越多。文件堆积如山，找个合同要半天。这是很多老板头疼的事。
怎么解决？目前主要有两条路：一是找人外包，二是上系统自己管。
这两者有什么区别？今天我们就来聊聊这个话题。
什么是档案外包咨询？
档案外包，顾名思义，就是把档案这件事交给专业公司做。
这就像你请了保洁阿姨来打扫卫生。你只需要提出要求，剩下的整理、归类、存放，全由对方搞定。
优点很明显：
- 省心。企业不用操心招聘专人。
- 专业。外包公司通常经验丰富。
- 灵活。档案多了或少了，调整人手很方便。
但缺点是，你对档案的控制权相对弱一些。而且长期看，这也是一笔持续的支出。
什么是档案管理系统服务？
这就像是给你的档案请了一个智能管家。
通过购买软件服务，把纸质档案变成电子数据。你在电脑上搜索关键词，几秒钟就能找到文件。
它的优势在于：
- 速度快。查找资料极其高效。
- 安全。可以设定权限，谁看谁改都有记录。
- 数据化。方便做统计和分析。
不过，这套系统需要前期投入，也需要员工去学习使用。如果档案全是纸质的，还得先花力气扫描录入。
企业该如何抉择？
没有绝对的好坏，只有合不合适。你可以从下面三个角度考虑：
1. 看你的核心需求
如果你只是想把仓库里的档案整理好，别乱七八糟的，那外包可能更合适。
如果你需要频繁调阅档案，比如法务部、财务部天天都要查旧合同，那么上系统才是正解。
2. 看你的预算
外包是把大钱化小，按月或按年付费，现金流压力小。
管理系统是一次性投入（或按年订阅软件），加上硬件成本。虽然前期贵点，但越用越划算。
3. 看你的档案量与未来规划
如果是小微企业，档案没多少，外包最省事。
如果企业正在高速发展，档案量爆发式增长，或者有上市合规的要求，那么建立一套完善的电子管理系统，是必须要走的路。
结语
档案外包咨询解决的是“体力活”，档案管理系统服务解决的是“效率和管控”。
有些聪明的企业会选择“两条腿走路”：旧档案外包整理上架，新产生的业务直接进入电子系统。
老板们，根据你口袋里的钱和手头的事，选最适合你的那一款吧。
